Per società e associazioni sportive. Le famiglie iscrivono, pagano e caricano il certificato medico dal telefono; la segreteria controlla, conferma e comunica, senza moduli di carta e fogli Excel.
Dal telefono, a qualsiasi ora, senza app da installare.
Attività, incassi e scadenze sotto controllo.
3 accessi
famiglie, segreteria e responsabili: ognuno vede solo quello che gli serve
24 ore su 24
iscrizioni aperte, da computer e da telefono
30 giorni
di anticipo sugli avvisi di scadenza di certificati e tesseramenti
0
dati di carta sul portale: i pagamenti online passano da Stripe
Il punto di partenza
Molte associazioni, soprattutto all'inizio, seguono da sole iscrizioni e segreteria, con carta, fogli di calcolo e chat. I limiti si vedono quando gli iscritti crescono, spesso troppo tardi.
Per sapere chi scade, e quando, bisogna ricontrollare l'elenco a ogni iscrizione.
Come lo risolve il portaleFogli consegnati a mano, foto mandate in chat, scadenze segnate su un'agenda.
Come lo risolve il portalePer sapere chi ha pagato si incrociano bonifici, contanti e iscrizioni, una riga alla volta.
Come lo risolve il portaleDoppioni, dati mancanti e più versioni dello stesso file.
Come lo risolve il portaleL'avviso è partito, ma non si sa chi l'ha letto.
Come lo risolve il portaleDati di minori e documenti sanitari in faldoni, chiavette e computer di casa: basta poco per perderli.
Come lo risolve il portaleCon uno strumento fatto per lo sport
Con i filtri trovi subito chi ti serve: gli iscritti a un turno, chi deve ancora pagare, chi ha il certificato scaduto. E i documenti non restano in un faldone: stanno in un archivio protetto, e li apre solo chi ne ha diritto.
Scopri le funzioniPer chi è
Il genitore si registra, aggiunge i figli e li iscrive scegliendo turno, formula e opzioni. Prima di confermare vede il prezzo voce per voce, sconti compresi.
| Giornata intera | € 290,00 |
| Codice sconto BENVENUTO10 | − € 29,00 |
| Trasporto | € 60,00 |
| Sconto secondo fratello | − € 20,00 |
| Totale | € 301,00 |
Certificato medico
valido
Bacheca
Esempio illustrativo
La segreteria crea le attività, segue le iscrizioni, registra i pagamenti e controlla i certificati. Ogni operazione resta nello storico.
| Partecipante | Attività | Importo | Stato |
|---|---|---|---|
| Luca Rossi | Summer Camp · 2° turno | € 270,00 | Confermato |
| Giulia Bianchi | Scuola portieri | € 120,00 | In attesa |
| Marco Verdi | Summer Camp · 1° turno | € 290,00 | Pagato online |
| Sara Neri | Camp di Natale | € 40,00 | Confermato |
Incassi della settimana
€ 4.280
Certificati medici
Famiglie avvisate per email
Esempio illustrativo
Allenatori e responsabili vedono solo le attività che seguono: chi è iscritto, come contattare i genitori e le note sanitarie da conoscere.
| Partecipante | Note sanitarie | Presenze |
|---|---|---|
| Luca Rossi | — | 3 presenze su 5 |
| Giulia Bianchi | Allergia: frutta secca | 2 presenze su 5 |
| Marco Verdi | Intolleranza: lattosio | 3 presenze su 5 |
| Sara Neri | — | 2 presenze su 5 |
Iscritti al turno
42
su 48 posti disponibili
Certificati del gruppo
Esempio illustrativo
Funzioni
Dalla prima iscrizione all'ultimo incasso della stagione: ogni passaggio ha la sua pagina, e i dati si inseriscono una volta sola.
Categorie, turni, formule, posti, limiti d'età, opzioni e trasporto. Le attività restano nascoste finché non le pubblichi e si duplicano per la stagione dopo.
Come funzionaSecondo fratello, residenti, turni successivi al primo, tesserati di società convenzionate. Il portale applica le regole e mostra il conto alla famiglia.
Come funzionaPer tutti o riservati a famiglie precise, in percentuale o a importo, con date e limiti di utilizzo. Quelli riservati arrivano alle famiglie per email.
Come funzionaCarta con Stripe, anche per più iscrizioni in un solo pagamento, oppure bonifico registrato dalla segreteria. Rimborsi totali o parziali.
Come funzionaIl tesseramento annuale nasce alla prima iscrizione che lo richiede. Numero di tessera, scadenza, avviso alla famiglia ed elenco per Excel.
Come funzionaIl genitore carica il file, la segreteria approva o rifiuta. Gli avvisi partono da soli 30 giorni prima della scadenza e quando il certificato è scaduto.
Come funzionaComunicazioni a tutti, ai genitori, ai responsabili o agli iscritti di un'attività, con allegati. Per ogni messaggio si vede chi l'ha letto e chi no.
Come funzionaFiltri per attività, periodo, comune e stato del pagamento. Incassi per settimana o per mese, con rimborsi e netto, da esportare per Excel.
Come funzionaRegolamenti e informative da accettare, con versione e data di ogni accettazione. La dichiarazione di iscrizione si scarica in PDF.
Come funzionaIl codice fiscale viene confrontato con nome e data di nascita e non può essere registrato due volte. Due genitori possono seguire lo stesso figlio.
Come funzionaConferme, modifiche, rimborsi e comunicazioni restano registrati con data e autore: si può sempre ricostruire chi ha fatto cosa.
Come funzionaGuide illustrate per la segreteria e per le famiglie, a portata di menu: meno telefonate per sapere come si fa.
Come funzionaIscrizioni online, pagamenti, certificati medici, tesseramenti, codici sconto, bacheca, export per Excel.
Su misura
Ogni società ha il suo portale, sul suo indirizzo. Lo prepariamo noi con logo, colori, parole e listino della società: le famiglie riconoscono subito di chi è.
Sicurezza e privacy
Un portale di iscrizioni raccoglie dati di bambini e ragazzi, certificati medici e pagamenti. Per questo ogni dato è visibile solo a chi deve vederlo.
I dati di una società stanno in un database separato da quelli delle altre.
Certificati e ricevute li aprono solo la segreteria e i genitori del partecipante.
I dati della carta non passano dal portale e non vengono salvati.
Ogni accettazione è salvata con data e versione del documento.
I responsabili vedono lo stato del certificato, non il file. Le famiglie solo i propri dati.
Blocco temporaneo dopo troppi tentativi falliti e storico delle operazioni della segreteria.
Come si parte
Ti mostriamo il portale con dati di esempio e ci racconti come lavora oggi la tua segreteria.
Prepariamo il portale con logo, colori, attività, listino e documenti della società.
La segreteria lo prova con iscrizioni finte, guide alla mano, prima che lo veda una famiglia.
Si aprono le iscrizioni alle famiglie. Noi restiamo il tuo riferimento per tutta la stagione.
Domande frequenti
No. Il portale è un sito: si apre dal browser del telefono o del computer, con email e password. Non c'è niente da scaricare né da aggiornare.
Sì. Il pagamento con carta è facoltativo: senza, le famiglie vedono le istruzioni per il bonifico e la segreteria registra il pagamento quando arriva. Se in seguito attivi Stripe, compaiono i pulsanti per pagare online.
Sì. Il portale ragiona per categorie, attività, turni e formule: camp estivi e invernali, corsi, scuole di specializzazione. Le parole e i campi dell'anagrafica si adattano alla disciplina.
Sì. Di solito il portale risponde a un indirizzo come iscrizioni.latuasocieta.it, collegato dal sito della società con un pulsante "Iscriviti".
Quasi sempre sì. Il portale gestisce già prezzi ridotti dal secondo turno, sconti per fratelli e residenti, fasce per i tesserati di società convenzionate, opzioni e trasporto. Se serve una regola nuova, la valutiamo insieme durante la demo.
La segreteria, in autonomia, dalle pagine di gestione. All'avvio carichiamo noi il primo catalogo; per le stagioni successive le attività si duplicano e si aggiornano date e prezzi.
Dipende da quanto va adattato alla tua società: listino, anagrafiche, documenti. Dopo la demo ricevi un preventivo scritto, senza impegno.
Scrivici due righe sulla tua società: ti mostriamo il portale in una videochiamata e rispondiamo alle domande della segreteria.